Perencanaan akomodasi dalam perjalanan bisnis

PERENCANAAN AKOMODASI/ PENGINAPAN 

Akomodasi

Pada umumnya perjalanan dinas pimpinan memerlukan resevasi hotel.

a.    Tipe Akomodasi

-       Hotel

-       Motel/motor-hotel/motor-inn/motor-court

-       Boarding House, Guest house, pension de famille (di Indonesia, kira-kira disebut wisma yang disewakan)

-       Condominium hotel

-       Private hotel

-       Marina, boatel, nautel (merupakan bangunan permanen yang berada diatas air dan memiliki jalan masuk yang dibuat seperti jalan masuk ke kapal, sehingga mengesankan seperti pelabuhan kecil. Bentuk bangunannya seperti hotel biasa atau kadang-kadang kapal diam yang di modifikasi hotel)

-       Floating hotel, cruiser, passengger ship, house boat, marine hotel, aquatel (bentuk penginapan yang terdapat di tepi sungai, terusan atau laut dengan ciri-ciri khusu, antara lain menggunakan perahu atau kapal laut yang berlayar dari suatu tempat ke tempat lain, dan memiliki jumlah tamu tertentu selama perjalanan yang sudah ditentukan).

b.    Klasifikasi hotel

Klasifikasi hotel dapat dirumuskan berdasarkan beberapa segi, antara lain:

1.    Harga jual

-       European plan hotel (hotel dengan harga jual hanya untuk kamar saja)

-       American plan hotel (hotel dengan harga jual untuk kamar dengan satu kali dua kali atau tiga kali makan)

-       De-luxe hotel (hotel dengan harga jual paling mahal)

-       First class hotel (hotel dengan harga jual medium rates/menengah)

-       Economy hotel (hotel dengan harga jual terendah)

2.    Jumlah kamar

-       Small hotel (hotel dengan jumlah kamar terendah, maksimal 25 kamar)

-       Medium hotel (hotel dengan jumlah kamar diantara hotel kecil dan hotel besar, misalnya antara 26 kamar sd 299 kamar)

-       Large hotel (hotel dengan jumlah kamar minimal 300 buah)

3.    Tipe tamu hotel

-       Family hotel (hotel untuk keluarga)

-       Business hotel (hotel untuk pengusaha)

-       Tourist hotel (hotel untuk wisatawan)

-       Transit hotel (hotel untuk tamu yang singgah untuk sementara)

-       Cure hotel (hotel untuk tamu ingin berobat, juga dikenal dengan sebutan spa, thermal. Contoh, Javana spa di kaki gunung salak)

4.    Lamanya tamu hotel tinggal

-       Transit hotel (hotel dengan lama tinggal tamu rata-rata semalam)

-       Residential hotel (hotel dengan lama tinggal tamu cukup lama)

-       Semi-residential hotel (hotel dengan lama tinggal tamu lebih dari satu hari tetapi tetap dalam jangka waktu pendek)

5.    Lokasi hotel

-       City hotel (hotel yang terletak di kota-kota besar terutama ibu kota)

-       Urban hotel (hotel yang terletak di dekat kota)

-       Suburb hotel (hotel yang terletak di daerah pinggiran kota/kota satelit)

-       Resort hotel (hotel yang terletak di daerah peristirahatan, misalnya: beach hotel di beach resort, mountain hotel di mountain resort, lake hotel di lake resort)

-       Airport hotel (hotel yang terletak di are pelabuhan udara)

6.    Aktivitas tamu hotel

-       Sport hotel (hotel yang merupakan bagian dari satu kompleks olah raga. Misalnya: the century park hotel, Senayan)

-       Ski hotel (hotel khusus untuk tamu yang akan bermain ski)

-       Convention hotel (hotel sebagai bagian dari komplek konvensional)

c.    Tipe kamar tidur hotel

1.    Standard Room/Regular Room

2.    Superior Room

3.    Twin Bedded Room

4.    Family Room

5.    Dauble Bedded Room

6.    Single Bedded Room

7.    Connecting Room

8.    Adjoining Room

9.    Extra Used 

10.  Studio Room

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mempersiapkan akomodasi penginapan antara lain meliputi :

a.    Pemesanan Kamar

Pemesanan kamar dapat dilakukan melalui  telepon, surat, fax, komputer dilakukan minimal sehari sebelumnya.

Manfaat yang dapat diperoleh jika tamu melakukan pemesanan kamar yaitu:

-            tamu  mendapatkan kamar yang telah dipesan sudah tersedia pada   saat check in.

-            tamu dapat memperkirakan berapa biaya yang harus dikeluarkan selama menginap di hotel.

b.    Check In

Check in ialah pertama masuk hotel, ini dilakukan di bagian reservation, yakni jika pemesan telah mengetahui bahwa kamar yang telah diinginkan tersedia, pemesan dapat langsung mengisi reservation card kemudian pemesan akan diberi keterangan mengenai fasilitas-fasilitas dan sarana dari hotel tersebut.

c.    Cara Pembayaran

Pembayaran bisa dilakukan dengan cara:

-       Advance deposit yaitu tamu  membayar harga kamar sebagai jaminan atas pemesanan kamarnya.

-       Prepayment yaitu tamu membayar penuh untuk harga kamar sesuai masa tingalnya di hotel sebelum ia menginap di hotel.

Registrasi & Check In

Pada saat datang tamu akan dimintai  untuk membayar deposit untuk jaminan kamar  dan transaksi yang mungkin akan dilakukan. Deposit ini dapat dilakukan dengan menggunakan uang tunai, kartu kredit, atau surat jaminan dari perusahaan.

d.    Check Out

Check out ialah saat dimana tamu  meninggalkan hotel,pada umumnya di lakukan pada pkl.12.00 pada siang hari terakhir dengan memberikan kunci kamar.